档案馆档案整理要编号吗,档号编制规则最新修订版
DA/T13—2022《档号编制规则》
1 范围
本文件规定了档号的结构、编制原则和编制 *** 。
本文件适用于档案馆(室)编制档号。
2 规范性引用文件
本文件没有规范性引用文件。
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1代码 code
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。
3.2 档号 referencecode
以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。
[来源:DA/T1—2000,定义5.12,有修改
3.3 全宗号 fondsnumber
档案所属全宗的代码。
3.4 类别号 seriesnumber
按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。
3.5 档案门类代码 archivalcategorycode
档案所属门类的代码。
注:档案门类代码是一级类别号,如文书档案代码、科技档案代码等。
3.6 项目号 projectnumber
产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。
3.7 目录号 cataloguenumber
全宗内案卷所属目录的代码。
3.8 案卷号 filenumber
案卷排列的顺序代码。
注:按组或册整理的档案可用组号或册号。
3.9 件号 itemnumber
归档的文件排列的顺序代码。
3.10 页号 pagenumber
案卷内文件每页排列的顺序代码。
4 档号编制原则和要求
4.1 唯一性原则
档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
4.2 一致性原则
档号结构应与馆(室)藏档案的整理分类体系保持一致。
4.3 稳定性原则
档号一经确定,不应随意改变。
4.4 扩充性原则
档号应预留递增容量,以便适应馆(室)藏档案扩充的需要。
4.5 简单性原则
档号力求简短明了、减少代码差错,以提高处理效率。
4.6 适用性原则
档号的编制宜适应不同的技术环境。
5 档号的构成元素
档号构成的元素包括:
a) 全宗号。
b) 类别号。
———一级类别号(档案门类代码)
———二级及三级类别号
———项目号
———目录号
———年度
———保管期限代码
———机构/问题代码。
c) 案卷号/组号/册号。
d) 件号/页号。
6 按卷整理档案的档号结构
6.1.1 按卷整理的档号结构应为
6.1.2 按卷整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。
6.1.3 结构说明
×××不代表各代码所占的位数。6.1.1中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号-(短横线)相隔。6.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间用间隔号·相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。
6.2 元素的选用
6.2.1 全宗号、一级类别号(档案门类代码)、案卷号/组号/册号为必选项,不应省略。
6.2.2 二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码、件号/页号为可选项,可根据实际需要选择使用。
7 按件整理档案的档号结构
7.1 结构
7.1.1 按件整理的档号结构应为:
7.1.2 按件整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。
7.1.3 结构说明
×××不代表各代码所占的位数。7.1.1结构中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号-(短横线)相隔。7.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间用间隔号·相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。
7.2 元素的选用
7.2.1 全宗号、一级类别号(档案门类代码)、年度、保管期限代码、件号为必选项,不应省略。
7.2.2 二级及三级类别号、机构/问题代码为可选项,可根据实际需要选择使用。
8 档号的编制 ***
8.1 全宗号的编制 ***
8.1.1 一般采用4位代码标识全宗号。其中第1位用大写汉语拼音字母标识全宗属性,后3位用 *** 数字标识顺序号。
8.1.2 在同一个档案馆(室)内,全宗属性代码不应重复。
8.1.3 在同一个全宗属性内按排列次序流水编制全宗顺序号。不应有重号。
示例1:某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗,标识为X013。
示例2:某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗,标识为J004。
示例3:某省档案馆藏第123号全宗,可标识为R123。
示例4:某省档案馆藏已撤销的某地行署003号全宗,可标识为D003。
8.2 档案门类代码的编制 ***
8.2.1 采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。
示例:机关档案门类代码标识为:文书 WS、科技KJ、人事RS、会计KU、专业ZY、照片ZP、录音 *** 、录像LX、业务数据SJ、公务电子邮件YJ、网页信息WY、社交媒体MT、实物档案SW。
8.2.2 在同一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的档案门类代码。
8.3 二级及三级类别号的编制 ***
8.3.1 二级及三级类别号的设置应科学、简洁。根据实际情况,可扩展至四级。
8.3.2 采用大写汉语拼音字母、 *** 数字或二者的组合编制二级及三级类别号,不应有重号。
示例:行政许可档案中登记注册档案中的注册类档案,标识为XK·ZC·01。
8.4 项目号的编制 ***
采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识项目号。
8.5 年度的编制 ***
采用4位 *** 数字标识文件(档案)的形成年度。
8.6 保管期限代码的编制 ***
采用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与 *** 数字的组合标识保管期限。以代码Y标识永久以代码D+年限标识定期。
示例:保管期限为定期30年的标识为D30。
8.7 机构/问题代码的编制 ***
采用大写汉语拼音字母、 *** 数字或汉字标识机构/问题。
示例1:采用汉字办公室标识办公室。
示例2:采用代码003标识党务类。
8.8 案卷号/组号/册号的编制 ***
8.8.1 采用 *** 数字标识案卷号/组号/册号。档案馆(室)应按照实际数量确定案卷号/组号/册号的位数。
8.8.2 应在案卷号/组号/册号前更低一级档号构成元素下按照排列次序流水编制案卷号/组号/册号,不应有重号。
8.9 件号的编制 ***
8.9.1 采用 *** 数字标识件号。档案馆(室)应按照实际数量确定件号的位数。
8.9.2 应在件号前更低一级档号构成元素下按照排列次序流水编制件号,不应有重号。
8.10 页号的编制 ***
8.10.1 采用 *** 数字标识页号。档案馆(室)应按照实际数量确定页号的位数。
8.10.2 应从卷内首页档案开始按排列次序流水编制页号,不应有重号。空白页不编制页号。
8.11 档号编制示例
为便于理解档号的使用 *** ,方便操作,附录 A 给出了档号编制的具体示例。
附 录 A
(资料性附录)
档号编制示例
A.1 按卷整理的档号编制示例
示例1:J019-ZY·JC·CC·2019·D30-001-001
说明:J019为全宗号,ZY 为档案门类代码(专业档案),JC 为二级类别号(税务稽查),CC 为三级类别号(查处类),2019为年度,D30为保管期限代码,001为案卷号,001为件号。
示例2:J019-KU·01·2017-001-001
说明:J019为全宗号,KU 为档案门类代码(会计档案),01为二级类别号(会计凭证),2017为年度,001为案卷号,001为件号。
示例3:A002-RS-001-002
说明:A002为全宗号,RS为档案门类代码(人事档案),001为案卷号,002为件号。
示例4:X032-KJ·KY·01-003
说明:X032为全宗号KJ为档案门类代码(科技档案),KY 为二级类别号(科研档案),01为项目号,003为案卷号。
示例5:X032-KJ·JJ·02-005-054
说明:X032为全宗号KJ为档案门类代码(科技档案),JJ为二级类别号(基建档案),02为项目号,005为案卷号,054为页号。
示例6:K021-ZP·2019·D30-025-005
说明:K021为全宗号,ZP为档案门类代码(照片),2019为年度,D30为保管期限代码,025为组号,005为件号。
示例7:C038-001-002-003
说明:C038为全宗号,001为目录号,002为案卷号,003为件号。
A.2 按件整理的档号编制示例
示例1:A439-WS·2015·D30·003-005
说明:A439为全宗号,WS为档案门类代码(文书),2015为年度,D30为保管期限代码,003为问题代码(党务),005为件号。
示例2:Z109-WS·2011·Y·办公室-0001
说明:Z109为全宗号,WS为档案门类代码(文书),2011为年度,Y 为保管期限代码,办公室为机构代码,0001为件号。
示例3:Z008-WS·2019·Y-037
说明:Z008为全宗号,WS为档案门类代码(文书),2019为年度,Y 为保管期限代码,037为件号。
示例4:J019- *** ·2019·Y-001
说明:J019为全宗号, *** 为档案门类代码(录音档案),2019为年度,Y 为保管期限代码,001为件号。
示例5:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001
说明:C015为全宗号,WY 为档案门类代码(网页),TZGG 为二级类别号(通知公告),2019为年度,D10为保管期限代码,00001为件号。
示例6:B168-SW·2015·Y-001
说明:B168为全宗号,SW 为档案门类代码(实物),2015为年度,Y 为保管期限代码,001为件号。
来源：国家档案局
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